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Menos tareas rutinarias, más tiempo para lo esencial

Cómo eliminan las empresas las tareas rutinarias

Gestionar correos electrónicos, transferir datos, revisar documentos o recopilar información de distintos sistemas: en muchas empresas, estas tareas forman parte del día a día. Puede que cada una de ellas solo lleve unos minutos, pero, en conjunto, las tareas rutinarias consumen un tiempo y unos recursos muy valiosos.

Ahí es precisamente donde entran en juego la automatización y la inteligencia artificial. Si se utilizan correctamente, pueden encargarse de tareas recurrentes, procesar la información de forma inteligente y ayudar a los empleados en su día a día. Pero, ¿qué tareas son adecuadas para ello y cómo dar los primeros pasos?

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Por qué las tareas rutinarias acaban consumiendo mucho tiempo

Las tareas rutinarias no son malas en sí mismas. Muchas de ellas son necesarias para que los procesos empresariales funcionen de forma fiable. El problema surge cuando los empleados dedican gran parte de su jornada laboral a actividades que se repiten una y otra vez siguiendo un patrón similar.

Algunos ejemplos típicos son:

  • Transferir datos de documentos o correos electrónicos
  • Sincronizar información entre diferentes sistemas
  • Registrar facturas y comprobantes
  • Gestionar consultas estandarizadas de clientes
  • Elaborar informes y análisis
  • Archivar, clasificar y reenviar documentos
Precisamente cuando el volumen de trabajo es elevado, este tipo de tareas no solo pueden llevar mucho tiempo, sino que también aumentan la probabilidad de cometer errores.
Una mujer ve «ANG AI Break» en su portátil
ANG | tableta para trabajar en una cafetería (mujer)

¿Automatizar o utilizar la IA?

No todas las tareas rutinarias requieren IA. En el caso de procesos claramente definidos y que siempre se desarrollan de la misma manera, a menudo basta con una automatización clásica.
La automatización resulta especialmente adecuada para flujos de trabajo estructurados que siguen reglas fijas. Por ejemplo, se encarga de que la información se reenvíe automáticamente, de que se transfieran datos o de que se pongan en marcha determinados pasos del proceso.
La inteligencia artificial , por el contrario, entra en juego cuando primero hay que comprender, analizar o evaluar la información. Es capaz de reconocer contenidos de documentos, analizar grandes volúmenes de datos o clasificar las consultas recibidas.
Lo interesante surge cuando ambas tecnologías se combinan: la IA comprende y evalúa la información, mientras que la automatización se encarga del procesamiento posterior.

De la rutina a una mayor eficiencia

¿En qué ámbitos se pueden reducir las tareas rutinarias?

Existen posibilidades de mejora en casi todas las áreas de la empresa. Resultan especialmente interesantes los procesos que incluyen muchas tareas manuales o repetitivas.
Procesos financieros
Desde el registro de facturas hasta el análisis de datos financieros, hay numerosas tareas que pueden realizarse con ayuda de herramientas digitales.
Automatizar los procesos financieros con SAP, la inteligencia artificial y los flujos de trabajo digitales
Compras y cadena de suministro
También en el departamento de compras surgen numerosas tareas recurrentes relacionadas con las necesidades, los pedidos y la información sobre entregas.
IA para los procesos de compras con SAP Business One, aprovisionamiento y gestión de proveedores
Ventas y CRM
En el ámbito de las ventas, la automatización de las tareas administrativas puede permitir dedicar más tiempo a los clientes y a los interesados.
IA para ventas y CRM con SAP Business One, gestión de clientes y automatización de ventas
Producción y planificación
Los datos de producción se analizan más rápidamente, las desviaciones se detectan con antelación y se ayuda a los responsables a planificar las capacidades y los recursos.
IA para la producción y la planificación con SAP Business One y beas manufacturing
Almacén y logística
También es posible reducir las tareas manuales en lo que respecta a los movimientos de mercancías y los procesos logísticos.
IA para almacenes y logística con SAP Business One, registro móvil de datos y optimización inteligente de existencias
Documentos y procesos
La IA es capaz de reconocer información procedente de distintos tipos de documentos y de aprovecharla para las siguientes fases del proceso.
IA para documentos y procesos con SAP Business One, ELO y automatización de flujos de trabajo

¿Qué tareas son adecuadas para la automatización?

Las empresas no tienen por qué analizar todos los procesos de inmediato. A menudo basta con echar un vistazo a su propia rutina diaria de trabajo para detectar las primeras oportunidades de mejora.
  • ¿Se repite una tarea con regularidad?
  • ¿Requiere mucho tiempo de trabajo manual?
  • ¿Se transfiere información con frecuencia desde documentos?
  • ¿Se transfieren datos entre distintos sistemas?
  • ¿Se producen errores repetidamente debido al procesamiento manual?
Cuantas más respuestas afirmativas haya a estas preguntas, más vale analizar con mayor detalle el proceso en cuestión para detectar su potencial de automatización o de inteligencia artificial.
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No automatices todo de una vez

El objetivo no debería ser automatizar el mayor número posible de procesos a la vez. Lo fundamental es, más bien, identificar los procesos adecuados.
Un buen punto de partida son las tareas rutinarias claramente delimitadas, en las que se puede obtener un beneficio tangible. De este modo, las empresas pueden adquirir una primera experiencia, evaluar los resultados y, posteriormente, ampliar la automatización paso a paso a otros procesos.
Para ello, también se debe involucrar a los empleados desde el principio. Al fin y al cabo, quienes trabajan a diario con los procesos suelen ser los que mejor saben qué pasos del trabajo requieren más tiempo y dónde existe potencial de optimización.
Conclusión

Identificar las rutinas, aprovechar el potencial

Eliminar por completo las tareas rutinarias del día a día de la empresa no es ni realista ni necesario. Lo fundamental es, más bien, identificar qué tareas se siguen realizando manualmente hoy en día, a pesar de que se podrían automatizar de forma sensata.
Con la combinación adecuada de automatización e inteligencia artificial, las empresas pueden crear, paso a paso, procesos más eficientes. El mejor punto de partida para ello suele estar más cerca de lo que se piensa: en las pequeñas tareas recurrentes que, día tras día, nos hacen perder tiempo.
Conocer la estrategia de inteligencia artificial y digitalización
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¿Dónde reside el mayor potencial de la IA en su empresa?

Todas las empresas cuentan con procesos que pueden automatizarse. El reto no consiste en implantar cualquier tipo de IA, sino en identificar los casos de uso adecuados.

Descubramos juntos en qué áreas de su empresa la IA permite ahorrar tiempo, simplificar los procesos y aliviar la carga de trabajo de los empleados.

De la idea a la puesta en práctica

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Visita nuestra sección «IA y procesos» y descubre casos de aplicación concretos, ejemplos prácticos y el potencial que ofrece para tu empresa. Y es que los proyectos de IA más interesantes no empiezan con una herramienta, sino con un proceso.
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