AI Mail-to-Order – Von der E-Mail direkt zum Auftrag
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Von der E-Mail direkt zum Auftrag
AI Mail-to-Order
Bestellungen kommen täglich per E-Mail – oft unstrukturiert, als PDF oder im Freitext. Diese Informationen manuell zu erfassen kostet Zeit, bindet Ressourcen und ist fehleranfällig.
AI Mail-to-Order automatisiert genau diesen Prozess:
Die Lösung erkennt eingehende Bestellungen, extrahiert alle relevanten Daten und erstellt daraus automatisch einen Auftrag im ERP-System. So entsteht ein durchgängiger Prozess – vom Eingang der Bestellung bis zur Weiterverarbeitung in SAP Business One – ohne manuelle Datenerfassung.
Bestellungen automatisch erkennen, verstehen und direkt in SAP Business One verarbeiten.
Automatische Auftragserstellung mit KI
AI Mail-to-Order automatisiert die gesamte Verarbeitung eingehender Bestellungen – unabhängig vom Format. Die Lösung analysiert E-Mails und Dokumente, erkennt relevante Inhalte und überführt diese strukturiert in SAP Business One.
E-Mail Bestellungen
Bestellungen kommen direkt im E-Mail-Postfach an – oft als Freitext. AI Mail-to-Order erkennt relevante Inhalte automatisch und erstellt daraus einen strukturierten Auftrag.
- Keine manuelle Erfassung
- Kein Copy & Paste
- Direkt im ERP verfügbar
Bestellungen als PDF
Viele Kunden senden Bestellungen als PDF oder angehängte Dokumente. Die Lösung analysiert diese automatisch
und extrahiert alle relevanten Informationen.
- Artikel und Mengen werden erkannt
- Liefertermine werden übernommen
- Standardisierte Formulare
Standardisierte Formulare
Bestellungen folgen oft festen Vorlagen oder Formularen. Diese Strukturen erkennt die KI zuverlässig und verarbeitet sie besonders effizient.
- Schnelle Verarbeitung wiederkehrender Aufträge
- Einheitliche Datenqualität
- Stabiler Prozess auch bei hohem Volumen
Individuelle Anfragen
Nicht jede Bestellung ist strukturiert. Auch freie Texte oder komplexe Inhalte werden erkannt und verarbeitet.
- Flexible Verarbeitung
- Auch Sonderfälle automatisiert
- Weniger Rückfragen im Prozess
Unabhängig davon, wie Bestellungen eingehen – der Prozess bleibt gleich.
Vom manuellen Aufwand zum automatisierten Prozess
So verändert sich die Verarbeitung von Bestellungen im Alltag
Effizientere Prozesse, weniger Aufwand, bessere Übersicht – ANG AI Mail-to-Order für SAP Business One macht’s möglich.
Weniger manuelle Datenerfassung
Bestellungen müssen nicht mehr geöffnet, gelesen und manuell übertragen werden. Die relevanten Informationen werden direkt aus E-Mails und Dokumenten erkannt und automatisch im System verarbeitet.
Schnellere Auftragsabwicklung
Aufträge entstehen direkt nach Eingang der Bestellung. Dadurch verkürzt sich der gesamte Prozess von der Anfrage bis zur Weiterverarbeitung im ERP deutlich.
Höhere Datenqualität
Die automatische Verarbeitung reduziert typische Fehler aus der manuellen Dateneingabe. Informationen werden konsistent und nachvollziehbar in SAP Business One übernommen.
Skalierbare Prozesse
Auch bei steigendem Bestellvolumen bleibt der Aufwand konstant. Der Prozess wird unabhängig von Menge oder Format stabil und zuverlässig abgewickelt.
Entlastung im Tagesgeschäft
Mitarbeitende müssen keine Bestellungen mehr erfassen, sondern konzentrieren sich auf Prüfung, Steuerung und Kundenkommunikation. Routineaufgaben entfallen.
Durchgängiger Prozess ohne Medienbruch
Bestellungen werden vom Eingang bis zur Auftragserstellung in einem durchgängigen Ablauf verarbeitet. Der Wechsel zwischen E-Mail, Dokument und ERP-System entfällt.
Schnellere Reaktionsfähigkeit
Da Bestellungen direkt verarbeitet werden, stehen Aufträge schneller im System zur Verfügung. Rückmeldungen, Lieferzusagen oder weitere Schritte können früher erfolgen.
Transparenter und nachvollziehbarer Ablauf
Alle Schritte der Verarbeitung erfolgen strukturiert und systemseitig. Informationen sind jederzeit nachvollziehbar im ERP verfügbar und müssen nicht aus verschiedenen Quellen zusammengesucht werden.
Häufige Fragen zu ANG AI Mail-to-Order
AI Mail-to-Order eignet sich besonders für Unternehmen, die regelmäßig Bestellungen per E-Mail oder als Dokument erhalten und diese manuell erfassen.
Dazu zählen vor allem Großhandel, Industrie, Handelsunternehmen und serviceorientierte Betriebe mit hohem Bestellaufkommen. Je mehr Bestellungen täglich verarbeitet werden, desto größer ist der potenzielle Effizienzgewinn.
AI Mail-to-Order erkennt eingehende Bestellungen automatisch, unabhängig davon, ob sie per E-Mail oder über eine andere Plattform eingehen. Dabei werden sowohl der Inhalt der Nachricht als auch angehängte Dokumente wie PDFs oder Bestellformulare analysiert.
Die Lösung extrahiert relevante Informationen wie Kunde, Artikel, Mengen oder Liefertermine und ordnet diese den entsprechenden Feldern zu. Auf dieser Grundlage wird automatisch ein Kundenauftrag erstellt und an SAP Business One übergeben oder zur Prüfung bereitgestellt.
Die Lösung verarbeitet sowohl den Textinhalt von E-Mails als auch unterschiedliche Arten von Dokumenten. Dazu gehören unter anderem PDF-Dateien, Bestellformulare oder andere Auftragsunterlagen.
Alle relevanten Informationen werden aus diesen Quellen erkannt und für die weitere Verarbeitung im System genutzt.
Wenn eine Bestellung unvollständig ist oder bestimmte Inhalte nicht eindeutig erkannt werden können, wird der Auftrag nicht ungeprüft übernommen.
Stattdessen wird er zur manuellen Prüfung bereitgestellt. Mitarbeitende können fehlende Informationen ergänzen oder korrigieren, bevor der Auftrag final im System angelegt wird. So bleibt der Prozess kontrolliert und nachvollziehbar.
Die Lösung ersetzt bestehende Abläufe nicht, sondern automatisiert einen klar definierten Schritt im Prozess: die Übertragung von Bestellungen in das ERP-System.
SAP Business One bleibt das führende System für die Weiterverarbeitung. AI Mail-to-Order sorgt dafür, dass dort bereits strukturierte und verwertbare Aufträge ankommen, wodurch sich der manuelle Aufwand im Vorfeld reduziert.
Die Einführung orientiert sich an den bestehenden Prozessen und Eingangskanälen für Bestellungen. Ziel ist es, den bestehenden Ablauf zu automatisieren, ohne neue Komplexität zu schaffen.
In der Praxis bedeutet das: Die Art und Weise, wie Bestellungen eingehen, bleibt unverändert. Die Verarbeitung im Hintergrund wird automatisiert, sodass sich der Aufwand im Tagesgeschäft reduziert.
Weitere Add Ons
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Optimieren Sie Prozesse, automatisieren Sie Abläufe und holen Sie mehr aus Ihrem System heraus.
Lösungsüberblick
Vom Eingang zum Auftrag – ANG AI Mail-to-Order im Überblick
AI Mail-to-Order erkennt Bestellungen automatisch und erstellt daraus strukturierte Aufträge in SAP Business One. Der manuelle Aufwand entfällt, Prozesse werden effizienter.
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Geeignet für Unternehmen mit hohem Bestellaufkommen
ANG AI Mail-to-Order – Für Ihre Branche und Ihr Team
- Direkte SAP-Integration: Aufträge werden automatisch im System erstellt oder zur Prüfung bereitgestellt.
- Verarbeitung von E-Mails und Dokumenten: Inhalte aus E-Mails, PDFs und Formularen werden automatisch erkannt.
- Automatisierter Prozess ohne manuelle Erfassung: Vom Eingang bis zum Auftrag – ohne manuelle Erfassung.
- Strukturierte Datenerkennung: Alle relevanten Informationen werden erkannt und korrekt zugeordnet.
- Durchgängiger Ablauf bis zur Auftragserstellung: Bestellungen werden direkt in einen verarbeitbaren Auftrag überführt.
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