Obligación de facturación electrónica 2027: preparar SAP Business One correctamente
Factura electrónica: segura hasta 2027, eficiente desde hoy.
La facturación electrónica se está convirtiendo en obligatoria, y es también una gran oportunidad para mejorar de forma sostenible los procesos financieros y empresariales. Actualmente existe incertidumbre en muchas empresas: ¿Es suficiente una factura en PDF? ¿Qué formatos son realmente admisibles? ¿Y cómo puede integrarse con sensatez el cambio en los procesos existentes sin crear nuevas soluciones aisladas?
Aquí es exactamente donde entra ANG. Ayudamos a las empresas a implantar la facturación electrónica de una forma conforme a la ley, práctica y preparada para el futuro, integrada en procesos y sistemas operativos. No nos centramos en el cumplimiento teórico, sino en procesos estables, menos esfuerzo manual y beneficios cuantificables en el día a día de la empresa.
Diferentes funciones, mismos retos.
Qué se aplica y a partir de cuándo: las obligaciones legales de un vistazo
🇩🇪 Alemania
- Obligación de recibir facturas electrónicas desde el 01.01.2025
- Las facturas en PDF no se consideran facturas electrónicas
- Obligación de emitir en B2B a partir de 2027, para todas las empresas sin excepción a partir de 2028
- Sólo se permiten formatos conformes con EN-16931 (XRechnung, ZUGFeRD)
🇦🇹 Austria
- Facturación electrónica obligatoria en B2G
- Sin obligación B2B, pero cada vez más estándar
- Los requisitos de la UE (ViDA) aumentan la presión para actuar
- La introducción temprana evita conversiones posteriores
🇨🇭 Suiza
- Factura QR estándar, pero sin factura electrónica estructurada
- La facturación electrónica se implanta en el sector público
- Sin obligación B2B, pero de uso generalizado
- Especialmente relevante para las empresas de la UE y DACH
🌍 Internacional
- Cambio global hacia la facturación electrónica obligatoria
- Europa establece la norma con EN 16931 y ViDA
- Las facturas en PDF ya no son sostenibles internacionalmente
- Crítica para las empresas con negocios en la UE
- Base para las futuras obligaciones de notificación e información
La facturación electrónica es más que una obligación legal
Por qué una factura en PDF no es una factura electrónica
Muchas empresas ya trabajan con facturas digitales, normalmente en forma de PDF. Sin embargo, lo que a primera vista parece moderno no cumple los requisitos de los próximos años. En el futuro, el factor decisivo ya no será si una factura se envía digitalmente, sino si está estructurada, es legible por máquina y puede procesarse automáticamente. Con la transición a la facturación electrónica en toda Europa, los procesos basados en PDF pierden cada vez más su importancia jurídica y operativa.
Una auténtica factura electrónica se basa en formatos de datos normalizados conforme a la norma europea EN 16931, como XRechnung o ZUGFeRD. Estas facturas pueden comprobarse y validarse directamente en el sistema y procesarse sin interrupciones de medios. El resultado: menos trabajo manual, menor tasa de errores, tiempos de procesamiento más cortos y una calidad de los datos significativamente mayor en los departamentos de compras, contabilidad y ventas.
Conforme a la ley. Coherente. Preparado para el futuro.
El proceso de facturación electrónica: una reflexión de principio a fin
Facturas estructuradas directamente desde el proceso de adeudo SAP
En SAP Business One, las facturas ya se crean sobre la base de datos maestros, claves fiscales, listas de precios y enlaces de documentos bien mantenidos. Precisamente esta estructura es el requisito previo para una auténtica factura electrónica.
Con ANG Digital Invoice, la factura emitida se genera directamente desde el proceso de creación de SAP como una factura electrónica estructurada. En lugar de limitarse a generar un diseño en PDF, SAP Business One utiliza los datos del documento existente para crear un formato compatible con los estándares, como XRechnung o ZUGFeRD. Los usuarios siguen trabajando en el diálogo habitual de SAP: la lógica de la factura electrónica se ejecuta en segundo plano.
Combinación de opciones de SAP Business One:
SAP Business One proporciona toda la información relevante sobre las facturas de forma estructurada, incluidos los tipos impositivos, la lógica de los artículos, las condiciones de pago y las referencias. Esto permite generar facturas electrónicas que no sólo son formalmente correctas, sino que también pueden procesarse de forma totalmente automática.
✔️ Los departamentos de ventas y contabilidad conservan su proceso estándar, mientras que la empresa factura de una forma conforme a la ley y preparada para el futuro, sin herramientas adicionales ni conversión manual.
Envíe las facturas emitidas de forma automática y conforme a la ley
La recepción de facturas es una de las áreas más complejas de la contabilidad financiera. SAP Business One ofrece procesos claros de cuentas a pagar para ello: facturas aparcadas, aprobaciones, referencias de documentos y lógica de contabilización. ANG garantiza que las facturas electrónicas estructuradas lleguen aquí sin problemas.
Las facturas entrantes estructuradas se reconocen y leen con ANG Digital Invoice. El motor ELO se encarga del archivado a prueba de auditorías y transfiere la factura a SAP Business One como factura recibida aparcada. El resto del proceso de aprobación tiene lugar íntegramente en el estándar SAP.
Opciones de SAP Business One en interacción:
Los documentos aparcados, los campos relevantes para la autorización, los centros de coste, los proyectos y las sociedades siguen siendo totalmente utilizables. Los departamentos realizan las comprobaciones en el conocido flujo de trabajo de SAP, en lugar de en sistemas externos.
✔️ Menor introducción manual de datos, responsabilidades claras y total transparencia sobre el estado de cada factura.
Facturación electrónica conforme a la ley con XRechnung y ZUGFeRD
Una mediana empresa crea facturas desde SAP Business One a diario. Anteriormente, se enviaban en formato PDF, se generaban manualmente, se enviaban y, en ocasiones, se reelaboraban. Con ANG, las facturas se crean directamente desde el proceso de clientes de SAP Business One como facturas electrónicas conformes con la normativa EN 16931. Dependiendo de los requisitos del destinatario, se utilizan los formatos XRechnung o ZUGFeRD. Ambos formatos se basan en datos XML estructurados y permiten un procesamiento electrónico totalmente automatizado sin interrupciones en los medios de comunicación:
- XRechnung como formato XML puro y estructurado para autoridades y plataformas
- ZUGFeRD como formato híbrido con datos XML y vista PDF adicional para los socios comerciales
El formato de la factura se configura correctamente de forma automática, se comprueba y se transmite electrónicamente a los clientes o plataformas, sin necesidad de postprocesamiento manual.
Resultado:
Facturas emitidas conformes a la ley sin trabajo adicional, menos pasos manuales y una base de datos limpia para los clientes y los procesos posteriores.
Validación y sincronización: uso coherente de la lógica SAP
Una gran ventaja de las facturas electrónicas estructuradas es la posibilidad de comprobar los datos de las facturas en el sistema. SAP Business One ya proporciona todos los datos de comparación pertinentes para ello: Precios, cantidades, referencias de documentos, pedidos y entradas de mercancías.
Con ANG Digital Invoice, esta información se utiliza para conciliar automáticamente las facturas. Las discrepancias entre la factura y el pedido se hacen visibles antes de ser autorizadas o contabilizadas. Se pasa de la comprobación manual a la comprobación selectiva de las excepciones.
Posibilidades de SAP Business One en interacción:
Los enlaces a documentos, las referencias a documentos de compra y los datos estructurados de artículos permiten una sincronización coherente, directamente en el ERP.
✔️ Menos errores, menor riesgo de auditoría y aprobaciones más rápidas con un control coherente.
Intercambio de facturas EDI: ampliación escalable de los procesos SAP
SAP Business One es ideal como ERP central, pero alcanza rápidamente sus límites con el EDI clásico sin ampliación. ANG EDI Engine complementa específicamente SAP Business One con procesos de intercambio estructurados con socios comerciales.
Documentos como INVOIC u ORDERS se generan, transfieren y procesan automáticamente, integrados en la lógica de procesos SAP existente y armonizados con los datos maestros y tipos de documentos existentes.
Posibilidades de SAP Business One en interacción:
El mantenimiento centralizado de interlocutores comerciales, artículos y precios garantiza que los documentos EDI sigan siendo coherentes y mantenibles, incluso con volúmenes crecientes.
✔️ Procesos de socios estables sin interrupciones de medios y una solución que crece con la empresa.
Procesamiento posterior y reserva - conscientemente en el estándar SAP
Tras la comprobación y aprobación, la reserva se realiza íntegramente en SAP Business One. Los flujos de trabajo de aprobación y contabilización existentes se mantienen y no se sustituyen por sistemas externos.
Opciones combinadas de SAP Business One:
La contabilización automática, la asignación de centros de coste, la asignación de proyectos y la lógica de cierre se mantienen constantes, incluso con volúmenes de facturas cada vez mayores.
✔️ Responsabilidades claras, procesos mantenibles y estados financieros mensuales y anuales limpios.
Archivado: documentos estructurados, a prueba de auditorías y vinculados
Una mediana empresa crea facturas desde SAP Business One a diario. Anteriormente, se enviaban en formato PDF, se generaban manualmente, se enviaban y, en ocasiones, se postprocesaban.
Con ANG, las facturas se generan directamente desde el proceso de clientes de SAP como facturas electrónicas estructuradas (XRechnung o ZUGFeRD). El formato se configura correctamente de forma automática, se comprueba y se envía a los clientes o plataformas.
Lo que SAP Business One hace posible en este caso:
Asignación clara de la contabilización, el interlocutor comercial y el documento original, en todos los sistemas y de forma coherente.
Valor añadido:
Seguridad durante las auditorías y las auditorías de empresa, así como prueba transparente desde el documento hasta su contabilización.
Por qué las empresas confían en SAP Business One y ANG
Seguro
Las facturas electrónicas conformes con la legislación se crean directamente a partir de los datos estructurados de SAP Business One. ANG garantiza que los formatos, los campos obligatorios y los requisitos fiscales se cumplan de forma fiable, en línea con las normas europeas y las especificaciones nacionales.
Global
SAP Business One constituye la base central de los procesos de facturación electrónica normalizados más allá de las fronteras nacionales. ANG tiene en cuenta las especialidades regionales sin crear soluciones aisladas ni procesos paralelos.
Fiable
Los flujos de trabajo automatizados y coherentes, desde la creación hasta la contabilización, garantizan la estabilidad de los procesos en el día a día. Las comprobaciones y los flujos de trabajo reducen notablemente los errores y el esfuerzo manual.
Eficaz
Las facturas electrónicas estructuradas permiten una verdadera automatización: menos entradas manuales, tiempos de procesamiento más rápidos y una notable reducción de la carga de trabajo de los equipos financieros, al tiempo que se mejora la calidad de los datos.
Un proceso. Todas las facturas.
Un proceso coherente para todos los formatos de factura
Tratamiento estructurado de facturas electrónicas, independientemente del formato de la factura
Integración, control y garantía de futuro
Seguro hasta 2027, eficiente desde hoy.
Amplíe sus conocimientos sobre facturación electrónica
Optimice los procesos, automatice los flujos de trabajo y saque más partido a su sistema.
Guía de soluciones
Implantar la facturación electrónica: de una obligación a un proceso estable
Webinar | 27.05 | 10:00 a.m.
Pasarse a la facturación electrónica: ¿por qué y cómo?
Ficha
Lo que realmente se aplica - y lo que muchas empresas subestiman
🇨🇭 Focus Suiza
Factura de entrada ANG CH - automatizada directamente en SAP
Hablemos de su estrategia de facturación electrónica
- qué requisitos específicos se aplican a su empresa,
- la preparación de sus procesos SAP existentes,
- y qué paso siguiente tiene sentido, desde el punto de vista técnico y organizativo.
