Los cinco mayores escollos de la facturación electrónica y cómo evitarlos
A qué deben prestar atención ahora las empresas para establecer correctamente los procesos, formatos y requisitos en una fase temprana
Los requisitos relativos a la facturación electrónica están aumentando notablemente en toda Europa, y con ellos la presión sobre las empresas para que actúen. Sin embargo, en muchas empresas sigue reinando la incertidumbre: ¿Qué formatos son pertinentes? ¿No basta con un PDF? ¿Y qué significa realmente el cambio para los procesos existentes?
Con nuestro consultor SAP Aaron Terzer, hablamos de los retos más comunes a los que se enfrentan las empresas al introducir la facturación electrónica. En la entrevista, explica por qué no basta con las normas técnicas, qué escollos son especialmente frecuentes en la práctica y a qué deben prestar atención las empresas ahora para evitar problemas más adelante.
Desde los requisitos de los distintos países y las pruebas que faltan hasta la cuestión de cómo cambiará realmente la vida laboral cotidiana: Este artículo ofrece una visión general de los cinco mayores escollos de la facturación electrónica y muestra cómo evitarlos desde el principio.
"PDF es suficiente": un error muy común
Aunque un PDF es digital, no suele estar estructurado. En cambio, una factura electrónica es legible por máquina y sigue una lógica de datos clara. La ventaja es obvia: los datos de la factura pueden procesarse, comprobarse y transferirse automáticamente al ERP, en lugar de teclearse manualmente o interpretarse laboriosamente.
Nota: PDF = «legible para las personas» y factura electrónica = «legible para los sistemas».
¿Es lo mismo factura electrónica que e-factura?
En Europa no existe (todavía) una verdadera normalización. Cada país puede especificar sus propios formatos y, a menudo, también sus propias normas sobre cómo debe transmitirse una factura electrónica. Mientras que algunos países permiten el envío de facturas electrónicas por correo electrónico o el intercambio directo de datos, otros se basan en redes obligatorias como PEPPOL o incluso portales/sistemas gubernamentales.
Conclusión: Si factura internacionalmente, debe cubrir el formato y el canal de transmisión de cada país.
Probado demasiado poco - productivo demasiado pronto
Aunque un formato esté «definido»: En la práctica, hay lugar para la interpretación y los campos opcionales. Un ejemplo: Si una norma espera un «identificador del comprador», ¿significa esto el número de cliente en el sistema del proveedor, el UID, el nombre de la empresa o algo completamente diferente? A menudo, los distintos socios esperan contenidos diferentes, aunque el campo tenga el mismo nombre.
Además, los datos maestros y los procesos deben ser correctos: ¿Están completos los datos de los socios? ¿Funciona de forma fiable la interfaz con PEPPOL o con un sistema gubernamental? ¿Pueden recibirse, validarse, importarse y archivarse correctamente las facturas electrónicas?
Recomendación: Realice pruebas de principio a fin, desde la generación hasta la expedición/recepción, pasando por la contabilización y el archivo.
La factura electrónica en la vida cotidiana: ¿qué está cambiando realmente?
Lo ideal es que todo siga como siempre a la hora de enviar: la factura electrónica se genera en segundo plano y se envía automáticamente (o con un clic). Hay más cambios cuando se trata de recibir: aquí es donde hay potencial para leer automáticamente los datos de la factura y transferirlos al ERP. La comprobación técnica previa a la contabilización sigue siendo importante, pero no hay por qué «darla por perdida».
El quid de la cuestión: ¿cómo asegurarse de que los proveedores entregan los datos necesarios en la estructura adecuada?
El consejo más importante: infórmese pronto y empiece con tiempo
Dado que los requisitos difieren considerablemente de un país a otro (formato y transmisión), conviene aclararlos desde el principio: ¿Qué países, qué clientes, qué autoridades? ¿Qué es obligatorio y qué es «bueno tener»? Si comprueba los requisitos legales en una fase temprana, se ahorrará proyectos ad hoc más adelante y reducirá el riesgo de rechazos, retrasos y soluciones manuales.
¿Por qué ANG Digital Invoice?
ANG Digital Invoice está totalmente integrado en SAP Business One: Las facturas electrónicas pueden generarse e importarse directamente desde el ERP, sin que los usuarios finales tengan que modificar fundamentalmente su flujo de trabajo tras la configuración. Cuando se reciben las facturas, la solución soporta la transferencia de datos estructurados y la asignación clara de documentos.
Especialmente importante en un contexto internacional: la solución se puede ampliar de forma flexible y puede asignar diferentes formatos y requisitos específicos del cliente, de forma centralizada, coherente y personalizada.
¿Un consejo que siempre viene bien?
Las facturas electrónicas están aumentando en Europa. Si se ha anunciado una obligación en su país: empiece a planificarla y aplicarla lo antes posible.
Y si todavía no es obligatorio, sigue mereciendo la pena dar un paso proactivo: hable con sus proveedores más importantes y pregúnteles si ya ofrecen facturación electrónica. Esto le ahorrará tiempo a medio plazo, y habrá sentado las bases antes de que la normativa entre en vigor.
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