Each module maps typical business processes in a structured and automated way – from recording and processing to audit-proof archiving. This allows you to increase transparency, reduce processing times and meet all regulatory requirements at the same time.
ELO departmental solutions
Specialist modules for all areas of the company
Get non-binding advice now
Modular, ready for immediate use, tailored to your processes
ELO departmental solutions
In an increasingly digitalized world, traditional document management alone is no longer enough. Companies need intelligent solutions that automate processes, optimize data flows and collaborate across departments. This is precisely where ELO’s departmental and corporate solutions come in.
Whether administration, purchasing, HR, contract management or invoice processing – ELO provides you with powerful, ready-to-use modules that are individually tailored to your requirements. All solutions are based on the ELO ECM Suite and can be flexibly integrated into existing IT infrastructures – from ERP systems to CRM and e-mail clients.
Simply start. Benefit quickly.
Modular solutions for your specialist departments
Digitale Rechnungsverarbeitung leicht gemacht
Mit ELO Invoice automatisieren Sie den gesamten Rechnungsprozess – von der Erfassung bis zur Buchung. Die Lösung verarbeitet Rechnungen in allen gängigen Formaten wie PDF, Papier, ZUGFeRD oder XRechnung und integriert sich nahtlos in Systeme wie SAP oder DATEV.
Rechnungsdaten werden intelligent ausgelesen, klassifiziert und automatisch an die richtigen Stellen weitergeleitet. Digitale Workflows ermöglichen eine schnelle, regelbasierte Prüfung und Freigabe – inklusive Vier-Augen-Prinzip, Fristenüberwachung und lückenloser Protokollierung. Auch internationale Anforderungen wie Fremdwährungen oder Landessteuern werden berücksichtigt.
- Automatische Verarbeitung aller Rechnungsformate (PDF, Papier, ZUGFeRD, XRechnung)
- KI-gestützte Belegklassifizierung mit dem ELO DocXtractor
- Intelligente Workflows für Prüfung, Freigabe und Kontierung
- Nahtlose Integration mit ERP- und Finanzsystemen (z. B. SAP, DATEV)
- Unterstützung von Fremdwährungen und länderspezifischen Anforderungen
- Rechnungseingangs-Cockpit mit Reporting & Fristenüberwachung
- Revisionssichere Archivierung und vollständige Prozessdokumentation
Vertragsmanagement digital & effizient
Mit ELO Contract digitalisieren Sie Ihren gesamten Vertragslebenszyklus – von der Erstellung über die Prüfung bis zur Archivierung. Alle Vertragsarten – ob Kunden-, Lieferanten- oder Rahmenverträge – werden zentral verwaltet, transparent gesteuert und rechtskonform abgelegt. Die Lösung bietet intelligente Workflows für Freigaben und Genehmigungen, automatische Fristenüberwachung und ein revisionssicheres Archiv. Verträge lassen sich versionieren, kommentieren und durch Suchfunktionen schnell wiederfinden. ELO Contract ist individuell anpassbar und unterstützt Compliance-Richtlinien, unterschiedliche Sprachen und internationale Anforderungen.
- Zentrale, digitale Verwaltung aller Vertragsarten
- Automatisierte Workflows für Erstellung, Prüfung und Freigabe
- Fristenmanagement mit Wiedervorlagen und Erinnerungen
- Versionskontrolle, Kommentarfunktionen und Aufgabenverfolgung
- Revisionssichere Archivierung nach GoBD und DSGVO
- Vertragsvorlagen, Textbausteine und rechtssichere Dokumentenerzeugung
- Revisionssichere Archivierung und vollständige Prozessdokumentation
- Zugriff über Rollen- und Rechtemanagement steuerbar
- Transparente Historie mit vollständiger Nachverfolgbarkeit
Die digitale Personalakte
Verwalten Sie mit ELO HR Personnel File alle Mitarbeiterdokumente zentral, sicher und digital – von Verträgen über Zeugnisse bis zu Lohnabrechnungen. Die Lösung ermöglicht schnelle Suche, automatische Indexierung und revisionssichere Archivierung nach GoBD.
Automatisierte Workflows unterstützen Freigaben, Datenschutz und Compliance. So gestalten Sie Ihre Personalverwaltung effizient, transparent und rechtssicher.
- Zentrale, digitale Ablage aller Personalunterlagen
- Automatische Erfassung und intelligente Verschlagwortung
- Effiziente Suche und schnelle Dokumentenfindung
- Individuelle Workflows für Freigabe, Datenschutz & Compliance
- Individuelle Workflows für Freigabe, Datenschutz & Compliance
- Revisionssichere, GoBD-konforme Archivierung
- Zugriffsbeschränkungen über Rollen- und Rechteverwaltung
- Unterstützung von Onboarding- und Offboarding-Prozessen
- Mandanten- und standortübergreifende Nutzung möglich
Intelligentes Bewerbermanagement, das mitdenkt
Beschleunigen Sie Ihre Personalsuche mit digitalen, automatisierten Bewerbungsprozessen. Mit ELO HR Recruiting steuern Sie den gesamten Workflow – von der Bedarfsmeldung über die Bewerberbewertung bis zur Übernahme in die Personalakte. Alle Bewerbungen werden zentral verwaltet, mobil bearbeitet und sicher archiviert – datenschutzkonform, effizient und transparent.
- Automatisierte Workflows für Bewerbung, Bewertung und Freigabe
- Checklisten, Vorlagen und visuelle Bewerber-Rankings
- Datenschutzkonform (inkl. EU-DSGVO, Verschlüsselung, Rechtekonzept)
- Zentrale, formatunabhängige Dokumentenverwaltung
- Mobile Nutzung und schnelle Prozessauslösung unterwegs
- Hilfreiche Tools wie Dashboards, Kalender- und Erinnerungsfunktionen
Mehr Sicherheit für Ihre Dokumente
Die digitale Archivierung ist eine der zentralen Funktionen der ELO ECM Suite. Sie ermöglicht die strukturierte und sichere Ablage aller geschäftsrelevanten Dokumente und Informationen. Dadurch gehören langwierige Suchprozesse in physischen Aktenschränken der Vergangenheit an. Dank des ortsunabhängigen Zugriffs auf Ihre Unternehmensdaten haben Sie jederzeit und überall Zugriff auf Ihre Dokumente.
- Zentrale, digitale Archivierung: Strukturierte und sichere Ablage aller geschäftsrelevanten Dokumente mit ortsunabhängigem Zugriff.
- Revisionssicherheit & Compliance: Erfüllt gesetzliche Anforderungen wie DSGVO und GoBD inklusive lückenloser Protokollierung.
- Sicherheitsfunktionen: Verschlüsselung, rollenbasierte Zugriffsrechte und detailliertes Berechtigungssystem schützen sensible Daten.
- Effiziente Suche & Verwaltung: Schnelle Dokumentenfindung durch intelligente Indexierung und automatische Klassifikation.
Learning-Management-System mit integrierter Kursverwaltung und digitalem Lernportal
Mit ELO Learning organisieren Sie interne Schulungen, E-Learnings und Qualifizierungsmaßnahmen zentral und digital. Ob Pflichtunterweisungen, Onboarding oder fachliche Weiterbildung – Mitarbeitende lernen flexibel, standortübergreifend und nachvollziehbar dokumentiert.
Das System bietet intuitive Kursverwaltung, individuelle Lernpfade, automatische Erinnerungen und detaillierte Auswertungen. Zertifikate, Teilnahmebestätigungen und Schulungsnachweise werden automatisch erzeugt und revisionssicher archiviert.
- Digitale Verwaltung von Schulungen, E-Learnings & Unterweisungen
- Individuelle Lernpfade, Teilnahmeverwaltung und Terminsteuerung
- Automatische Erinnerungen, Fristenüberwachung und Zertifikatsvergabe
- Zentrale Übersicht über Schulungsstatus, Historie und Auswertungen
- Integration mit Personalakte & rollenbasierter Zugriff
- DSGVO-konforme Archivierung und transparente Dokumentation
Customer testimonials
Who are ELO departmental solutions for?
Take your business processes to the next level with our specialized departmental solutions. Whether for decision-makers, HR, IT or specialized teams – we offer tailor-made digital workflows that make your work more efficient, transparent and secure. Discover how ELO can take the pressure off your various departments and support sustainable growth.
For decision-makers - increasing efficiency and transparency
As a decision-maker, you are looking for solutions that make processes in your company more transparent, faster and more efficient. With ELO departmental solutions, you receive customized digital workflows that automate your processes and guarantee full control over documents and data. This enables you to make informed decisions and increase the productivity of your team in the long term.
For HR - designing personnel processes simply
Your HR department is the heart of the company - and with ELO it becomes digital. Manage employee files securely and in compliance with auditing requirements, speed up recruiting processes and make onboarding transparent and efficient. This gives you more freedom for strategic HR work and increases employee satisfaction.
For IT - Simple integration & high security
The IT department needs solutions that can be easily integrated into existing systems and meet the highest security standards. ELO departmental solutions offer flexible interfaces (e.g. ERP, CRM) and a scalable architecture that takes the strain off your infrastructure. At the same time, comprehensive authorization control ensures that sensitive data is protected and all compliance requirements are met.
For teams - digital processes for your day-to-day work
Whether purchasing, sales, financial accounting or service: With ELO departmental solutions, you can simplify your daily processes. Automated approvals, fast document searches and audit-proof archiving save time and reduce sources of error. This allows your teams to concentrate fully on their core tasks and improve collaboration at the same time.
Frequently asked questions about ELO Digital Office ECM - Digital document management and process automation
ELO departmental solutions are specially developed, ready-to-use software modules based on the ELO ECM platform. They are designed to quickly and reliably digitize specific processes in various areas of a company - e.g. human resources, invoice processing, contract management or purchasing. In contrast to a classic, purely generic ECM system, which first has to be extensively configured, the departmental solutions already come with preconfigured processes, file structures, user roles, authorizations and workflows.
This means for your company:
- Faster implementation and shorter project runtimes
- Lower implementation costs
- Higher process quality through proven best practices
- Individual adaptability despite standardization
You receive an immediately usable solution that can still be flexibly adapted to your company structure, language, processes and systems.
ELO departmental solutions are flexible and scalable - they are suitable for both medium-sized companies and large corporations.
Thanks to the modular structure, individual solutions can be introduced step by step and expanded as required. This means that companies of any size can digitize individual areas in a targeted manner without having to start a comprehensive ECM project straight away. At the same time, the solutions offer the necessary depth and integration capability to cover the complex requirements of large organizations.
The ELO departmental solutions are standardized and can be used immediately - this means that many typical business processes such as invoice approvals, vacation requests or contract reviews are already preconfigured and do not have to be modeled from scratch.
This makes implementation significantly faster and more cost-efficient than with classic individual developments. The cost essentially depends on your customization requirements, the existing IT structure and the level of integration.
Certified ELO Business Partners support you from planning and technical implementation through to training your employees.
Yes, ELO departmental solutions can be seamlessly integrated into your existing system landscape. The platform offers numerous standard interfaces to common ERP, CRM and financial systems - including SAP, Microsoft Dynamics 365, DATEV, Salesforce, Sage and many more.
Thanks to the open architecture, individual interfaces can also be implemented. This allows processes to be mapped without media discontinuity - data is processed across systems, documents are archived centrally and manual duplication of work is avoided.
ELO sets the highest standards in IT and data security. All departmental solutions offer:
GDPR-compliant data processing
Encrypted storage of sensitive information
Fine-grained authorization and access concepts
Seamless logging and audit trails
Certified data centers for cloud use
This ensures that all sensitive company and personnel data is protected - both internally and externally. The solutions can also be adapted to individual compliance requirements (e.g. in accordance with ISO, GoBD or industry standards).
ELO offers you complete flexibility: you can operate the departmental solutions on-premises, in a private cloud or as a managed service in a public cloud.
This gives you the choice of operating your IT infrastructure yourself or opting for secure hosting. Hybrid operation is also possible - for example, for the gradual migration of legacy systems to cloud systems. Either way, you retain full control over your data and processes.
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