Freigaben weiterleiten, Daten übertragen, Dokumente prüfen oder Informationen aus verschiedenen Systemen zusammentragen: In vielen Unternehmen bestehen Geschäftsprozesse aus zahlreichen wiederkehrenden Arbeitsschritten. Klassische Workflows können bereits einen großen Teil davon automatisieren. Doch was passiert, wenn Prozesse nicht immer nach dem gleichen Schema ablaufen?
Hier kommt Künstliche Intelligenz ins Spiel. Sie erweitert klassische Automatisierungen um die Fähigkeit, Informationen zu analysieren, Inhalte zu verstehen und Entscheidungen vorzubereiten. Dadurch lassen sich auch komplexere Prozesse effizienter gestalten.
KI identifiziert relevante Informationen in Dokumenten, E-Mails oder anderen Datenquellen.
Informationen werden eingeordnet, Zusammenhänge erkannt oder Inhalte kategorisiert.
Auf Basis der vorhandenen Informationen wird der nächste Prozessschritt gestartet.
Daten werden an angebundene Systeme oder zuständige Personen übergeben.
Der entscheidende Vorteil KI-gestützter Workflows liegt darin, dass Informationen nicht nur analysiert, sondern direkt in bestehende Geschäftsprozesse eingebunden werden können.
Statt beispielsweise ein eingehendes Dokument manuell zu öffnen, relevante Informationen herauszusuchen und diese anschließend in ein anderes System zu übertragen, können einzelne Schritte miteinander verbunden werden:
Information erfassen → Inhalt analysieren → Entscheidung vorbereiten → Prozess auslösen → Ergebnis bereitstellen
Besonders interessant wird Workflow-Automatisierung, wenn sie mit bestehenden Unternehmenssystemen verbunden wird. SAP Business One bildet dabei zentrale Geschäftsprozesse wie Finanzen, Einkauf, Verkauf, Lagerverwaltung und Produktion ab.
Werden KI und Automatisierung mit dem ERP-System verknüpft, können Informationen direkt in bestehende Geschäftsprozesse einfließen. Statt isolierter Einzellösungen entstehen durchgängige Abläufe, bei denen Daten zentral zur Verfügung stehen und Prozessschritte gezielt automatisiert werden können.
Der Vorteil: KI wird nicht zum zusätzlichen Inselsystem, sondern unterstützt dort, wo Mitarbeitende ohnehin täglich arbeiten.
Der Workflow-Check:
Gerade in Kombination mit einer zentralen ERP-Lösung wie SAP Business One entsteht die Grundlage für durchgängige Prozesse, in denen Daten, KI und Automatisierung sinnvoll zusammenspielen.
Das Ziel ist dabei nicht, jeden Prozess zu automatisieren, sondern genau die Arbeitsschritte, bei denen Automatisierung einen echten Mehrwert schafft.
Jedes Unternehmen hat Prozesse mit Automatisierungspotenzial. Die Herausforderung besteht nicht darin, irgendeine KI einzuführen, sondern die richtigen Anwendungsfälle zu identifizieren.
Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wo KI in Ihrem Unternehmen Zeit spart, Prozesse vereinfacht und Mitarbeitende entlastet.
