Cada módulo representa procesos empresariales típicos de forma estructurada y automatizada, desde el registro y el procesamiento hasta el archivo a prueba de auditorías. Esto aumenta la transparencia, reduce los tiempos de procesamiento y cumple todos los requisitos normativos al mismo tiempo.
Soluciones departamentales ELO
Módulos especializados para todas las áreas de la empresa
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Modular, listo para su uso inmediato, adaptado a sus procesos
Soluciones departamentales ELO
En un mundo cada vez más digitalizado, la gestión documental tradicional por sí sola ya no basta. Las empresas necesitan soluciones inteligentes que automaticen los procesos, optimicen los flujos de datos y colaboren entre departamentos. Aquí es precisamente donde entran las soluciones departamentales y corporativas de ELO.
Ya se trate de administración, compras, RRHH, gestión de contratos o procesamiento de facturas, ELO pone a su disposición potentes módulos listos para usar que se adaptan a sus necesidades individuales. Todas las soluciones se basan en ELO ECM Suite y pueden integrarse de forma flexible en las infraestructuras informáticas existentes, desde sistemas ERP hasta CRM y clientes de correo electrónico.
Póngase en marcha. Obtenga beneficios rápidamente.
Soluciones modulares para sus departamentos especializados
Tramitación digital de facturas más fácil
Con ELO Invoice, puede automatizar todo el proceso de facturación, desde la captura hasta la contabilización. La solución procesa facturas en todos los formatos habituales, como PDF, papel, ZUGFeRD o XRechnung, y se integra perfectamente en sistemas como SAP o DATEV.
Los datos de las facturas se leen de forma inteligente, se clasifican y se reenvían automáticamente a los lugares adecuados. Los flujos de trabajo digitales permiten una comprobación y aprobación rápidas y basadas en reglas, incluido el principio de doble control, la supervisión de plazos y el registro sin fisuras. También se tienen en cuenta requisitos internacionales como las divisas o los impuestos nacionales.
- Procesamiento automático de todos los formatos de factura (PDF, papel, ZUGFeRD, XRechnung)
- Clasificación de documentos asistida por IA con ELO DocXtractor
- Flujos de trabajo inteligentes para comprobación, aprobación y asignación de cuentas
- Perfecta integración con sistemas ERP y financieros (por ejemplo, SAP, DATEV)
- Compatibilidad con monedas extranjeras y requisitos específicos de cada país
- Panel de control de facturas recibidas con informes y control de plazos
- Archivo a prueba de auditorías y documentación completa de los procesos
Gestión de contratos digital y eficiente
Con ELO Contract, puede digitalizar todo el ciclo de vida de sus contratos, desde su creación y revisión hasta su archivo. Todos los tipos de contratos, ya sean de clientes, proveedores o acuerdos marco, se gestionan de forma centralizada, se controlan de forma transparente y se almacenan de conformidad con la legislación. La solución ofrece flujos de trabajo inteligentes para aprobaciones y autorizaciones, control automático de plazos y un archivo a prueba de auditorías. Los contratos pueden versionarse, comentarse y recuperarse rápidamente mediante funciones de búsqueda. ELO Contract puede personalizarse y admite directrices de cumplimiento, diferentes idiomas y requisitos internacionales.
- Gestión centralizada y digital de todos los tipos de contratos
- Flujos de trabajo automatizados para la creación, revisión y aprobación
- Gestión de plazos con reenvíos y recordatorios
- Control de versiones, funciones de comentario y seguimiento de tareas
- Archivado a prueba de auditorías de conformidad con la Directiva GoBD y el GDPR
- Plantillas de contratos, módulos de texto y creación de documentos conformes a la legislación
- Archivo a prueba de auditorías y documentación completa de los procesos
- El acceso puede controlarse mediante la gestión de funciones y derechos
- Historial transparente con trazabilidad completa
El expediente personal digital
Gestione todos los documentos de los empleados de forma centralizada, segura y digital con ELO HR Personnel File, desde contratos y referencias hasta nóminas. La solución permite la búsqueda rápida, la indexación automática y el archivado a prueba de auditorías de conformidad con GoBD.
Los flujos de trabajo automatizados apoyan las aprobaciones, la protección de datos y el cumplimiento de la normativa. Esto le permite organizar su administración de RRHH de forma eficaz, transparente y conforme a la legislación.
- Almacenamiento digital centralizado de todos los documentos de personal
- Grabación automática e indexación inteligente
- Búsqueda eficaz y recuperación rápida de documentos
- Flujos de trabajo personalizados para aprobación, protección de datos y cumplimiento de la normativa
- Flujos de trabajo personalizados para aprobación, protección de datos y cumplimiento de la normativa
- Archivado a prueba de auditorías y conforme a GoBD
- Restricciones de acceso mediante la gestión de funciones y derechos
- Apoyo a los procesos de incorporación y desincorporación
- Posibilidad de uso multi-cliente y multi-ubicación
Gestión inteligente de candidatos que piensa por sí misma
Acelere su proceso de contratación con procesos de solicitud digitales y automatizados. Con ELO HR Recruiting, usted controla todo el flujo de trabajo, desde la notificación de los requisitos y la evaluación de los candidatos hasta la transferencia al archivo de personal. Todas las solicitudes se gestionan de forma centralizada, se procesan en dispositivos móviles y se archivan de forma segura, cumpliendo con la normativa de protección de datos, de forma eficiente y transparente.
- Flujos de trabajo automatizados para la solicitud, evaluación y aprobación
- Listas de control, plantillas y clasificaciones visuales de candidatos
- Conformidad con la protección de datos (incluido el GDPR de la UE, cifrado, concepto de derechos)
- Gestión de documentos centralizada e independiente del formato
- Uso móvil e inicio rápido de procesos sobre la marcha
- Herramientas útiles como cuadros de mando, calendario y recordatorios
Más seguridad para sus documentos
El archivado digital es una de las funciones centrales de ELO ECM Suite. Permite almacenar de forma estructurada y segura todos los documentos e información relevantes para la empresa. Esto significa que los largos procesos de búsqueda en archivadores físicos son cosa del pasado. Gracias al acceso independiente de la ubicación a los datos de su empresa, podrá acceder a sus documentos en cualquier momento y lugar.
- Archivo digital centralizado: almacenamiento estructurado y seguro de todos los documentos relevantes para la empresa con acceso independiente de la ubicación.
- Auditoría de seguridad y cumplimiento: cumple requisitos legales como GDPR y GoBD, incluido el registro continuo.
- Funciones de seguridad: El cifrado, los derechos de acceso basados en funciones y un detallado sistema de autorización protegen los datos sensibles.
- Búsqueda y gestión eficaces: recuperación rápida de documentos gracias a la indexación inteligente y la clasificación automática.
Sistema de gestión del aprendizaje con administración de cursos integrada y portal de aprendizaje digital
Con ELO Learning, puede organizar la formación interna, el e-learning y las medidas de cualificación de forma centralizada y digital. Ya se trate de instrucciones obligatorias, incorporación o formación especializada, los empleados aprenden de forma flexible, en todas las ubicaciones y documentada de forma comprensible.
El sistema ofrece una gestión intuitiva de los cursos, rutas de aprendizaje personalizadas, recordatorios automáticos y evaluaciones detalladas. Los certificados, las confirmaciones de asistencia y los registros de formación se generan automáticamente y se archivan a prueba de auditorías.
- Gestión digital de cursos de formación, e-learning e instrucciones
- Rutas de aprendizaje personalizadas, gestión de la participación y programación
- Recordatorios automáticos, control de plazos y asignación de certificados
- Visión centralizada del estado de la formación, historial y análisis
- Integración con el archivo de personal y acceso basado en funciones
- Archivado conforme al GDPR y documentación transparente
Testimonios de clientes
¿Para quién son las soluciones departamentales ELO?
Lleve sus procesos empresariales al siguiente nivel con nuestras soluciones departamentales especializadas. Ya sea para los responsables de la toma de decisiones, RRHH, TI o equipos especializados, ofrecemos flujos de trabajo digitales personalizados que hacen que su trabajo sea más eficiente, transparente y seguro. Descubra cómo ELO puede aliviar la presión de sus distintos departamentos y apoyar un crecimiento sostenible.
Para los responsables de la toma de decisiones: más eficacia y transparencia
Como responsable de la toma de decisiones, usted busca soluciones que hagan que los procesos de su empresa sean más transparentes, rápidos y eficientes. Con las soluciones departamentales de ELO, usted recibe flujos de trabajo digitales personalizados que automatizan sus procesos y garantizan un control total sobre documentos y datos. Esto le permite tomar decisiones bien fundadas y aumentar de forma sostenible la productividad de su equipo.
Para RRHH: diseñar procesos de personal sencillos
Su departamento de RRHH es el corazón de la empresa, y con ELO se convierte en digital. Gestione los expedientes de los empleados de forma segura y conforme a los requisitos de auditoría, acelere los procesos de contratación y organice la incorporación de forma transparente y eficaz. Esto le da más libertad para el trabajo estratégico de RRHH y aumenta la satisfacción de los empleados.
Para TI: integración sencilla y alta seguridad
El departamento de TI necesita soluciones que puedan integrarse fácilmente en los sistemas existentes y que cumplan las normas de seguridad más estrictas. Las soluciones departamentales de ELO ofrecen interfaces flexibles (por ejemplo, ERP, CRM) y una arquitectura escalable que elimina la carga de su infraestructura. Al mismo tiempo, un control exhaustivo de las autorizaciones garantiza la protección de los datos confidenciales y el cumplimiento de todos los requisitos de conformidad.
Para equipos: procesos digitales para su trabajo diario
Ya se trate de compras, ventas, contabilidad financiera o servicios: las soluciones departamentales de ELO simplifican sus procesos diarios. Las aprobaciones automatizadas, las búsquedas rápidas de documentos y el archivado a prueba de auditorías ahorran tiempo y reducen las fuentes de error. Esto permite a sus equipos concentrarse plenamente en sus tareas principales y mejorar la colaboración al mismo tiempo.
Preguntas frecuentes sobre ELO Digital Office ECM - Gestión de documentos digitales y automatización de procesos
Las soluciones departamentales de ELO son módulos de software especialmente desarrollados y listos para usar basados en la plataforma ECM de ELO. Su objetivo es digitalizar de forma rápida y fiable procesos específicos en diversas áreas de la empresa, como recursos humanos, procesamiento de facturas, gestión de contratos o compras. A diferencia de un sistema ECM clásico y puramente genérico, que primero debe configurarse exhaustivamente, las soluciones departamentales vienen con procesos, estructuras de archivos, funciones de usuario, autorizaciones y flujos de trabajo preconfigurados.
Esto significa para su empresa:
- Ejecución más rápida y plazos de proyecto más cortos
- Menores costes de aplicación
- Mayor calidad de los procesos gracias a las mejores prácticas probadas
- Adaptabilidad individual a pesar de la normalización
Recibirá una solución de uso inmediato que puede adaptarse con flexibilidad a la estructura, el idioma, los procesos y los sistemas de su empresa.
Las soluciones departamentales ELO son flexibles y escalables: son adecuadas tanto para medianas empresas como para grandes corporaciones.
Gracias a su estructura modular, las soluciones individuales pueden introducirse paso a paso y ampliarse según sea necesario. De este modo, empresas de cualquier tamaño pueden digitalizar áreas concretas de forma selectiva sin tener que iniciar de inmediato un proyecto completo de ECM. Al mismo tiempo, las soluciones ofrecen la profundidad y capacidad de integración necesarias para cubrir los complejos requisitos de las grandes organizaciones.
Las soluciones departamentales de ELO están estandarizadas y pueden utilizarse inmediatamente, lo que significa que muchos procesos empresariales típicos, como la aprobación de facturas, la solicitud de vacaciones o la revisión de contratos, ya están preconfigurados y no es necesario volver a modelarlos.
Esto hace que la implantación sea mucho más rápida y rentable que con los desarrollos personalizados tradicionales. El coste depende esencialmente de sus requisitos de personalización, la estructura informática existente y el nivel de integración.
Los socios comerciales certificados de ELO le ayudan desde la planificación y la implantación técnica hasta la formación de sus empleados.
Sí, las soluciones departamentales de ELO pueden integrarse perfectamente en su entorno de sistemas existente. La plataforma ofrece numerosas interfaces estándar con los sistemas ERP, CRM y financieros más comunes, como SAP, Microsoft Dynamics 365, DATEV, Salesforce, Sage y muchos más.
Gracias a su arquitectura abierta, también se pueden implementar interfaces personalizadas. Esto permite mapear los procesos sin discontinuidad de medios: los datos se procesan en todos los sistemas, los documentos se archivan de forma centralizada y se evita la duplicación manual del trabajo.
ELO establece los más altos estándares en seguridad informática y de datos. Todas las soluciones departamentales ofrecen:
Tratamiento de datos conforme al RGPD
Almacenamiento cifrado de información sensible
Conceptos de autorización y acceso detallados
Registros y auditorías sin fisuras
Centros de datos certificados para uso en la nube
Esto garantiza la protección de todos los datos confidenciales de la empresa y del personal, tanto interna como externamente. Las soluciones también pueden personalizarse para cumplir requisitos de conformidad individuales (por ejemplo, de acuerdo con las normas ISO, GoBD o del sector).
ELO le ofrece total flexibilidad: puede operar las soluciones departamentales in situ, en una nube privada o como servicio gestionado en una nube pública.
Esto le da la opción de operar usted mismo su infraestructura de TI u optar por un alojamiento seguro. También es posible el funcionamiento híbrido, por ejemplo, para la migración gradual de sistemas heredados a sistemas en la nube. En cualquier caso, usted conserva el control total sobre sus datos y procesos.
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