Die ideale Integration einer Tochterfirma in die Muttergesellschaft
Wenn wir eines nicht mit ansehen können, dann Folgendes: Ineffizienz.
Jede Excel-Datei, die unnötig zwischen Unternehmen hin und her gesendet wird, befremdet uns. Weil wir wissen, dass es eine bessere Lösung gibt. Natürlich ist Microsoft Excel bis zu einer gewissen Unternehmensgrösse ein vollkommen valides, kosteneffizientes und funktionelles Tool. Nur: ab einer bestimmten Grenze (und wir glauben diese Grenze ist schnell erreicht) wird eine Excel-Datei mit dem Suffix „_V8_final.xlsx“ mehr Schaden anrichten, als sie nützt:
Innerhalb eines einzelnen Unternehmen können diese Ineffizienzen noch leichter abgefangen werden: die Wege sind kürzer, die IT-Infrastruktur einheitlich, der Abstimmungsaufwand geringer. An der Schnittstelle zwischen Unternehmen (auch einer Unternehmensgruppe) kommen dann doch ein paar erschwerende Faktoren dazu:
- Unterschiedliche IT-Systeme
- Kaum eine Chance auf einen einheitlichen Datenbestand, auf den jede und jeder Zugriff hat
- Jede Neuabstimmung verzögert die Fertigstellung von Dokumenten um mindestens 2 Werktage
Der Intercompany-Prozess
Der Intercompany-Prozess bezeichnet einen Arbeitsvorgang, der firmen- und gesellschaftsübergreifend durchgeführt wird. Beispielsweise müssen Tochtergesellschaften ihre Jahresabschlüsse gemeinsam abstimmen, damit es zu keinen Inkonsistenzen zwischen den Einzelabschlüssen kommt. Auch mit der Hauptgesellschaft ist so ein Abstimmungsprozess durchzuführen. Intercompany-Prozesse sind naturgemäß mit einer stark erhöhten Komplexität verbunden, was für alle Beteiligten Herausforderungen sowohl in der Kommunikation als auch bei den IT-Systemen mit sich bringt.
Daten
Keine Prozessintegration ohne einheitliche Datenbasis. Über das Integration Framework werden Stammdaten so zur Verfügung gestellt, dass die gesamte Unternehmensgruppe einen Datenbestand verwendet.
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Standardisierung
Auf der soliden Basis eines einheitlichen Datenbestandes können Prozesse innerhalb der Unternehmensgruppe vereinheitlicht werden.
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Automatisierung
Etwas, das nicht standardisiert ist, kann nur schwer automatisiert werden. Standardisierte Intercompany-Prozesse erlauben es, sinnvolle Automatisierungen durchzuführen.
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Konsolidierung und Monitoring
Die Arbeit an den Daten und Prozessen wirkt sich kostensparend und transparent in der Finanzbuchhaltung und im Monitoring der gesamten Unternehmensgruppe aus.
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Der Intercompany-Prozess in der Realität
Die Realität ist leider eine andere:
Vielleicht kennen Sie ja eines oder mehrere der nicht ganz ernst gemeinten Zitate. Wir sehen es täglich: Bei Intercompany-Prozessen wird sehr viel Potenzial verschenkt. Dabei sind genau solche Prozesse wie geschaffen dafür, mit der richtigen Software-Lösung effizient, einfach, und fehlerfrei zu arbeiten.
Transparenz
Überblick über die gesamte Firmenstruktur:
Die Unternehmensdaten sind aktuell. Es gibt genau einen Datenbestand,
nicht zehn. Und zwar über das gesamte Firmennetzwerk hinweg.
Reporting. In Echtzeit.
SAP Systeme machen es möglich. Sie können sich in Echtzeit durch das Unternehmen klicken.
Von allgemeinen Auswertungen bis zur einzelnen Rechnung der Tochtergesellschaft auf einem anderen Kontinent.
Besser fundierte Entscheidungsgrundlage:
Endlich keine Entscheidungen mehr auf Basis veralteter oder unvollständiger Datensätze.
Effizienz
Fehlerreduktion durch gemeinsame Stammdaten:
Wir können nicht genug betonen, um wie viel runder die
Intercompany Prozesse nach der Implementierung der SAP Business One Intercompany Solution laufen.
Ein Fakt, der sich sofort auf Ihre Bottomline auswirken wird.
Produktivitätssteigerung durch Automatisierung:
Es werden genau die Prozesse automatisiert, die Ihr Unternehmen
bisher hauptsächlich gelähmt haben. Ihre Mitarbeiter können sich wieder um die wirklich wichtigen Dinge kümmern.
Reibungsloser Betrieb aufgrund standardisierter Geschäftsprozesse:
Keine Mehrdeutigkeiten mehr in der Prozessdefinition machen das Management der Unternehmensschnittstellen
Integration
Verbesserte Zusammenarbeit dank einer gemeinsamen Softwareinfrastruktur:
Die Vorteile einer integrierten IT liegen auf der Hand: Systeme können untereinander kommunizieren, es gibt kein manuelles Nacharbeiten oder Imports, die dann eventuell erst beim dritten Mal funktionieren.
Volle Synchronisierung der Daten und unternehmensweite Integration Ihrer Anwendungen:
Alleine dieser Punkt ist es aus unserer Sicht wert, eine Intercompany-Integration anzudenken. Eine neue Anwendung kann auf einmal an alle Unternehmen der Gruppe ausgerollt werden. Mit garantierter Kompatibilität zu allen anderen Systemen. Und ohne einen neuen Daten-Silo im Unternehmen aufzubauen.
Vereinfachte Konsolidierung der Finanzdaten, angepasst an die regionalen, gesetzlichen Bestimmungen:
Die Abstimmung zwischen Unternehmen der Gruppe ist ein monatelanger Prozess, bis letztendlich dann der Jahresabschluss des Mutterunternehmens durchgeführt werden kann. Mit der Intercompany-Solution von SAP Business One sind die Finanzdaten konsolidiert. Und das System unterstützt Sie bei der Einhaltung regionaler gesetzlicher Bestimmungen.
Schneller und einfacher expandieren mit wenig Kosten-, Zeit- und Arbeitsaufwand:
Die Implementierung einer Intercompany Solution ist nicht nur ein Projekt, das bereits bestehende Unternehmen besser integriert – es ist auch eine Investition in die Skalierbarkeit der Unternehmensgruppe.
Best Practice Beispiel: Intercompany-Prozess
Kern eines gut funktionierenden Intercompany-Prozesses sind klar definierte Schnittstellen und Prozesse. Diese Prozesse und Schnittstellen von Anfang an aufzubauen, ist ein sehr aufwändiges Unterfangen.
Dieses Vorhaben wird stark vereinfacht, wenn es ERP-Systeme gibt, die eine solche Funktionalität bereits mitbringen. SAP Business ByDesign und SAP S/4HANA bringen diese Funktionen selbstverständlich out-of-the-box mit sich.
Verwendet die Konzernmutter bereits ein SAP-System (oder ein anderes System, das entsprechende Schnittstellen zur Verfügung stellt), sind bereits gute Voraussetzungen gegeben, die Intercompany-Prozesse mit relativ geringem Aufwand zu optimieren.
